Underskriv årsrapporten korrekt

For mange selskaber er det ved at være tid til at aflægge årsrapport. Årsrapporten skal indberettes digitalt til Erhvervsstyrelsen, men selskabet skal også selv opbevare et eksemplar af årsrapporten. Her kan du læse om reglerne i forbindelse med at underskrive disse årsrapporter.

Virksomhedens egen årsrapport

Selskabet skal selv opbevare årsrapporten. Enten i læsbar skrift, eksempelvis i en papirversion, eller i en version, der kan udskrives i læsbar skrift, eksempelvis et pdf-dokument. Virksomhedens årsrapport skal være underskrevet i rette tid af alle personer i ledelsen. Endvidere skal virksomhedens revisor underskrive revisorerklæringen.

Underskrifterne kan være fysiske, indscannede eller digitale. Man kan også kombinere disse muligheder, så eksempelvis ledelsen underskriver digitalt, og revisor underskriver fysisk. Det vigtige er blot at kunne dokumentere, hvornår ledelsen har påtaget sig ansvaret for årsrapporten, og hvornår revisor har afgivet sin erklæring. Hvis ledelsen underskriver fysisk, skal underskrifter og datering placeres i tilknytning til ledelsespåtegningen. Hvis underskrifter sker digitalt, er der naturligt ikke samme krav om bestemt placering af underskrift og datering.

Hvis der kun er en enkelt person i ledelsen, er der ikke krav om, at ledelsen underskriver årsrapporten. I praksis vil revisoren dog have behov for, at ledelsen tilkendegiver sit ansvar for årsrapporten, eksempelvis ved at underskrive en ledelsespåtegning. Det samme er tilfældet, hvis en anden person end ledelsen indberetter årsrapporten. Også dirigenten for generalforsamlingen skal underskrive virksomhedens årsrapport, når den er godkendt på generalforsamlingen. Underskriften kan også her være fysisk eller digital.

Den indberettede årsrapport

I en digitalt indberettet årsrapport til Erhvervsstyrelsen er der ikke krav om at gengive ledelsens underskrifter, som fremgår af virksomhedens egen version af årsrapporten. Det skal dog tydeligt fremgå, hvem der har udarbejdet årsrapporten. Det vil sige, at navn og funktion på alle medlemmer af selskabets ledelse skal være tydeligt angivet i tilknytning til ledelsespåtegningen. Det skal også tydeligt fremgå, hvem der har afgivet revisorerklæringen, men der er ikke krav om at gengive revisors underskrift.

Hvis der kun er en enkelt person i ledelsen, er der ikke krav om en ledelsespåtegning og heller ikke krav om at gengive personens navn og funktion i årsrapporten. Som regel er det dog hensigtsmæssigt at medtage en ledelsespåtegning, så regnskabslæser umiddelbart kan se navnet på ledelsen.

Dirigentens navn og funktion skal altid fremgå af den digitalt indberettede årsrapport, men selve underskriften behøver ikke at fremgå.